Service Supervisor - Workshop/Yard

Job Description (Tugas dan Tanggung Jawab)

1. Pre-Delivery & Receiving Unit:

Memastikan semua unit alat berat yang akan dikirim ke pelanggan telah melalui proses pemeriksaan teknis dan perbaikan sesuai dengan standar kualitas perusahaan.

Menyusun laporan inspeksi dan perbaikan unit sebelum dikirim.

Koordinasi dengan tim terkait untuk kelancaran proses pengiriman unit.

2. Maintenance Unit Yard:

Mengelola dan mengawasi pemeliharaan rutin dan perbaikan alat berat yang ada di yard, termasuk pemeriksaan kondisi fisik dan teknis unit.

Menyusun jadwal pemeliharaan dan memastikan perawatan dilakukan tepat waktu.

Menangani masalah teknis yang terjadi di yard dan koordinasi dengan tim workshop untuk perbaikan lebih lanjut.

3. Pengawasan dan Koordinasi Tim:

Memimpin tim teknisi dan mekanik dalam pelaksanaan tugas harian.

Menjaga kepatuhan terhadap standar keselamatan kerja di workshop dan yard.

Mengelola proses administrasi terkait pekerjaan teknis, laporan pekerjaan, dan stok suku cadang.

4. Manajemen Pekerjaan Overhaul Komponen:

Memimpin dan mengawasi pekerjaan overhaul komponen unit, memastikan bahwa pekerjaan dilakukan sesuai dengan standar teknis dan waktu yang ditentukan.

Menyusun jadwal dan rencana pekerjaan untuk tim teknisi serta memastikan ketersediaan suku cadang.

KPI (Key Performance Indicators):

1. Kualitas Pre-Delivery Unit

Parameter Pengukuran: Persentase unit yang lolos inspeksi tanpa perbaikan tambahan setelah pre-delivery.

Target KPI: >95% unit siap kirim tanpa perlu perbaikan lebih lanjut setelah inspeksi.

2. Waktu Proses Receiving Unit

Parameter Pengukuran: Waktu yang dibutuhkan untuk melakukan inspeksi dan menerima unit di yard.

Target KPI: Waktu penerimaan unit ≤ 48 jam setelah unit tiba.

3. Keandalan Pemeliharaan dan Perbaikan di Yard

Parameter Pengukuran: Persentase unit yang mengalami kegagalan atau kerusakan kembali setelah perawatan di yard dalam periode tertentu.

Target KPI: <5% unit mengalami kerusakan ulang dalam 3 bulan setelah pemeliharaan.

4. Produktivitas Tim

Parameter Pengukuran: Jumlah unit yang diperiksa, diperbaiki, dan disiapkan untuk pengiriman dalam periode tertentu per teknisi.

Target KPI: Setiap teknisi memproses minimal 5 unit per bulan.

5. Kualitas Hasil Overhaul (Quality)

Parameter: Tingkat keluhan atau return pekerjaan yang terkait dengan overhaul.

Target: Tingkat keluhan < 2% dari total pekerjaan.

Service Foreman - Field

Job Description (Tugas dan Tanggung Jawab)

1. Memimpin teknisi dalam pengerjaan servis alat berat di lapangan.

2. Memastikan pekerjaan sesuai standar teknis dan SOP perusahaan.

3. Berperan sebagai penghubung antara teknisi dan Supervisor.

4. Melakukan troubleshooting dan memberikan solusi teknis.

5. Menyusun laporan pekerjaan harian dan kebutuhan perbaikan.

Parameter Pengukuran KPI

1. Service Job Accuracy ≥ 90% (ketepatan diagnosa dan perbaikan)

2. Job Completion Time ≤ SLA (waktu penyelesaian sesuai Service Level Agreement/Standard Time)

3. Rework Rate ≤ 5% (pekerjaan ulang akibat kesalahan servis)

4. Technician Utilization ≥ 85% (efisiensi penggunaan teknisi)

5. Safety Violation = 0 (tidak ada pelanggaran K3)

Service Foreman - Workshop/Yard

Job Description (Tugas dan Tanggung Jawab)

1. Mengawasi teknisi dalam pengerjaan service dan overhaul.

2. Memastikan pekerjaan sesuai standar dan jadwal yang ditentukan.

3. Melakukan troubleshooting awal dan memberikan solusi teknis.

4. Mengontrol penggunaan material dan peralatan kerja.

5. Melaporkan progres kerja kepada supervisor.

Parameter Pengukuran KPI

1. Service Job Accuracy ≥ 90% (ketepatan diagnosa dan perbaikan)

2. Job Completion Time ≤ SLA (waktu penyelesaian sesuai Service Level Agreement/Standard Time)

3. Rework Rate ≤ 5% (pekerjaan ulang akibat kesalahan servis)

4. Technician Utilization ≥ 85% (efisiensi penggunaan teknisi)

5. Safety Violation = 0 (tidak ada pelanggaran K3)

Admin Warranty

Job Description (Tugas dan Tanggung Jawab)

• Pengelolaan Administrasi Klaim Garansi

1. Mengumpulkan dan memverifikasi dokumen pendukung klaim garansi seperti service report, foto unit, dan spare part defect dari cabang, office representative, dan site.

2. Memastikan kelengkapan data klaim garansi, termasuk serial number, model unit, informasi pelanggan, serta histori perbaikan sebelum pengajuan klaim.

3. Menginput dan memperbarui data klaim garansi ke dalam sistem sesuai prosedur yang berlaku.

4. Memastikan klaim garansi diajukan tepat waktu sesuai kebijakan principal.

• Pemantauan Proses Klaim Garansi

1. Melacak status klaim garansi yang sedang diproses oleh principal hingga selesai.

2. Berkoordinasi dengan principal untuk memastikan klaim diterima dan diproses sesuai ketentuan.

3. Mengidentifikasi kendala dalam proses klaim dan menyampaikan solusi kepada Supervisor Warranty.

4. Memastikan seluruh klaim garansi terselesaikan sesuai dengan standar dan target waktu yang telah ditentukan.

• Koordinasi dengan Tim Internal dan Eksternal

1. Berkoordinasi dengan teknisi lapangan di cabang, office representative, dan site untuk memastikan hasil perbaikan terdokumentasi dengan baik.

2. Berkomunikasi dengan pelanggan terkait kebutuhan dokumen tambahan untuk klaim garansi.

3. Menyampaikan status klaim garansi kepada Supervisor Warranty, tim teknis, dan tim operasional di lapangan

4. Berkoordinasi dengan tim logistik terkait pengiriman spare part pengganti untuk klaim garansi.

• Pelaporan dan Dokumentasi Klaim Garansi

1. Menyusun laporan harian, mingguan, dan bulanan terkait klaim garansi yang diajukan, diterima, atau ditolak oleh principal.

2. Mengarsipkan seluruh dokumen klaim garansi dalam bentuk hardcopy dan softcopy untuk keperluan audit dan referensi di masa mendatang.

3. Menganalisis tren klaim garansi dan memberikan masukan kepada tim Warranty untuk perbaikan proses.

• Pengelolaan dan perawatan barang bekas atau core claim warranty

1. Penerimaan dan pengecekan barang atau komponen bekas klaim garansi dari pelanggan atau teknisi.

2. Menyusun dan menyimpan barang atau komponen bekas warranty di tempat penyimpanan sesuai kategori.

3. Membuat laporan berkala tentang status barang bekas warranty.

Parameter Pengukuran KPI

1. Tingkat Keakuratan dan Kelengkapan Dokumen Klaim

   • Parameter: Persentase klaim yang ditolak akibat kesalahan administrasi (target <5%).

2. Waktu Penyelesaian Klaim Garansi

   • Parameter: Rata-rata waktu (hari) dari pengajuan hingga persetujuan klaim (target ≤30 hari).

3. Rasio Klaim yang Disetujui vs. Ditolak

   • Parameter: Persentase klaim yang berhasil disetujui oleh principal (target ≥90%).

4. Kepuasan Tim Teknis dan Principal

   • Parameter: Feedback dari teknisi dan principal mengenai kecepatan dan akurasi administrasi (target skor ≥4/5).

5. Tingkat Kepatuhan terhadap SOP Garansi

   • Parameter: Jumlah temuan audit terkait administrasi klaim (target 0 pelanggaran).

Technical Analyst

Job Description (Tugas dan Tanggung Jawab)

1. Analisis Teknis & Troubleshooting

   • Melakukan analisis teknis terhadap peralatan berat yang mengalami masalah.

   • Memberikan solusi teknis dan rekomendasi perbaikan kepada tim mekanik atau pelanggan.

2. Dukungan Teknis & Training

   • Memberikan dukungan teknis kepada tim servis dan pelanggan.

   • Mengadakan pelatihan teknis terkait perawatan dan troubleshooting alat berat.

3. Monitoring Kinerja Alat Berat

   • Menganalisis data operasional alat berat untuk mengidentifikasi potensi masalah.

   • Mengembangkan strategi pemeliharaan preventif dan prediktif.

4. Koordinasi dengan Principal & Tim Internal

   • Berkomunikasi dengan principal (OEM) terkait masalah teknis dan pembaruan produk.

   • Bekerja sama dengan tim spare part untuk memastikan ketersediaan komponen.

5. Laporan & Dokumentasi

   • Menyusun laporan teknis mengenai analisis masalah, solusi, serta tindakan perbaikan.

   • Mendokumentasikan temuan dan menyusun rekomendasi perbaikan jangka panjang.

6. Monitoring Product Campaign Principle

   • Create FI Campaign

   • Create TSR Campaign

   • Scheduling Campaign

   • Create Reporting PPM

7. Monitoring UC3

   • Status Unit BreakDown

   • Machine Downlist

   • Monitoring Ulex

   • Monitoring Alarm"

Parameter Pengukuran KPI

1. Waktu Penyelesaian Troubleshooting

   • Parameter: Rata-rata waktu penyelesaian troubleshooting per kasus.

   • Target: ≤ X jam/hari setelah laporan diterima.

2. Tingkat Keberhasilan Perbaikan

   • Parameter: Persentase perbaikan yang berhasil tanpa perlu eskalasi lebih lanjut.

   • Target: ≥ 90% dari total kasus.

3. Ketersediaan & Ketepatan Data Analisis

   • Parameter: Ketepatan analisis dibandingkan hasil pemeriksaan lapangan.

   • Target: ≥ 95% akurasi dalam laporan analisis teknis.

4. Waktu Respons terhadap Keluhan Pelanggan

   • Parameter: Waktu yang dibutuhkan untuk memberikan solusi awal setelah menerima keluhan.

   • Target: ≤ 4 jam sejak keluhan diterima.

5. Waktu Product Campaign Principle

   • Parameter: Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan Product Campaign Principle.

   • Target: ≤ 95% dari total Product Campaign Principle.

6. Waktu Respons terhadap permintaan data dari UC3

   • Parameter: Waktu yang dibutuhkan untuk memberikan informasi ter-update setelah menerima permintaan UC3.

   • Target: ≤ 4 jam sejak permintaan diterima.

Admin Service

Job Description (Tugas dan Tanggung Jawab)

1. Administrasi Servis

   • Mengelola dokumen dan laporan terkait pekerjaan servis, termasuk work order dan faktur.

   • Memastikan data servis yang masuk ke sistem sudah sesuai.

2. Koordinasi dengan Tim Teknis

   • Berkomunikasi dengan teknisi dan supervisor mengenai jadwal servis.

   • Mengupdate status pekerjaan kepada pelanggan dan tim terkait.

3. Pelaporan & Dokumentasi

   • Menyusun laporan harian, mingguan, dan bulanan terkait aktivitas servis.

   • Mengarsipkan dokumen penting sesuai prosedur.

4. Pelayanan Pelanggan

   • Menangani pertanyaan pelanggan terkait status servis dan estimasi waktu penyelesaian.

   • Menginput feedback pelanggan untuk peningkatan layanan.

Parameter Pengukuran KPI

1. Ketepatan Input Data Servis (95%+)

   • Jumlah work order yang dimasukkan dengan data benar dan lengkap.

2. Waktu Pemrosesan Work Order (<24 jam)

   • Waktu yang dibutuhkan untuk input work order sejak pekerjaan selesai.

3. Kepatuhan terhadap SLA (Service Level Agreement) (≥ 90%)

   • Persentase layanan servis yang selesai sesuai target waktu.

4. Kepuasan Pelanggan (≥ 85%)

   • Skor rata-rata dari feedback pelanggan terkait pelayanan administrasi.

5. Ketepatan & Kelengkapan Laporan Servis (≥ 98%)

   • Laporan yang dikirim tepat waktu dan sesuai format standar.

Mekanik M1 & M2 &M3

Job Description (Tugas dan Tanggung Jawab)

1. Diagnosa & Troubleshooting

   • Melakukan analisis dan identifikasi masalah teknis pada Unit.

   • Memberikan solusi perbaikan secara efektif.

2. Perawatan & Perbaikan

   • Melakukan servis berkala dan perbaikan Unit sesuai standar pabrikan.

   • Memastikan alat berat kembali berfungsi dengan optimal setelah perbaikan.

3. Supervisi & Pembinaan Tim

   • Membimbing junior mekanik dalam menangani pekerjaan teknis.

   • Melakukan transfer knowledge terkait teknologi Unit terbaru.

4. Pelaporan & Dokumentasi

   • Menyusun laporan pekerjaan perbaikan dan maintenance.

   • Menganalisis tren kerusakan untuk perbaikan layanan ke depan.

5. Kepatuhan terhadap SOP & K3 (Kesehatan dan Keselamatan Kerja)

   • Memastikan seluruh pekerjaan dilakukan sesuai standar keamanan kerja.

   • Menerapkan protokol keselamatan kerja dan penggunaan alat pelindung diri (APD).

Parameter Pengukuran KPI

• Efisiensi Waktu Perbaikan (Target: 95% pekerjaan selesai tepat waktu)

  • Ukuran: Waktu penyelesaian dibandingkan dengan estimasi standar pabrikan.

• Tingkat Keberhasilan Perbaikan (Target: <5% alat mengalami kerusakan ulang dalam 3 bulan)

  • Ukuran: Jumlah alat yang mengalami perbaikan ulang karena kesalahan teknis.

• Produktivitas & Utilisasi Waktu (Target: 85% waktu kerja produktif)

  • Ukuran: Persentase waktu kerja yang dihabiskan untuk perbaikan dibandingkan waktu idle.

• Kepatuhan terhadap SOP & K3 (Target: 100% tanpa pelanggaran)

  • Ukuran: Jumlah pelanggaran SOP dan insiden kecelakaan kerja.

• Mentorship & Pengembangan Tim (Target: 80% junior mekanik meningkat skill-nya)

  • Ukuran: Evaluasi keterampilan mekanik junior berdasarkan asesmen periodik.